«Já tenho sistema»: porque o ERP ou o POS não prevê a procura

Quase toda a loja de dimensão média tem um sistema de gestão e uma caixa que regista as vendas. Quando se fala de previsão de procura, a resposta é muitas vezes a mesma: já temos um sistema. É uma resposta razoável, e convém perceber em que medida é verdadeira.

Um ERP ou um POS faz muito bem o que foi desenhado para fazer. O que não faz, na maior parte dos casos, é decidir quanto encomendar de um produto que dura dois dias. Entender essa fronteira evita tanto comprar o que não é preciso como deixar de ver o que está a custar dinheiro.

O que o sistema faz bem

Regista vendas, controla stock, emite encomendas a fornecedores, gere preços e faz a contabilidade. É a espinha dorsal da loja, e nada do que se segue pretende substituí-lo. Em produtos de longa duração, como mercearia seca ou limpeza, as regras de reposição simples, com stock mínimo e ponto de encomenda, funcionam bem.

Muitos sistemas incluem uma sugestão de encomenda. Quase sempre assenta na média das vendas recentes, com um fator de segurança, e serve para produtos que podem esperar na prateleira durante semanas. O problema é que, em frescos, a semana inteira não é igual à anterior.

O que não faz em frescos

Em frescos, a validade de um a três dias muda o problema. A média das vendas não distingue uma segunda-feira de um sábado, não sabe de um feriado, não reage à meteorologia e não sabe que o peixe que sobrou hoje terá de ser abatido amanhã.

Também não costuma decidir o momento do desconto, nem separa uma venda perdida por rutura de uma venda baixa por falta de procura. Uma regra de reposição pensada para produtos duráveis trata um erro de encomenda de frescos como se fosse pequeno, quando é caro.

Há ainda a questão do tempo. Um sistema geral atualiza-se em ciclos longos e serve milhares de lojas. Uma camada dedicada aos frescos pode ser ajustada mais depressa às necessidades de uma loja ou de uma pequena rede, sem esperar por uma versão nova.

Como complementar sem mudar

A abordagem mais simples é manter o sistema como está e acrescentar, ao lado, uma camada de decisão para os frescos. Os dados saem do sistema num ficheiro, a previsão corre fora dele e devolve uma sugestão de encomenda e de desconto, que a equipa aplica como já aplica as outras.

Não há migração, não há formação demorada e não há risco para a faturação. Se a sugestão não ajudar, deixa-se de a usar e o sistema continua exatamente como estava. O sistema continua a ser a fonte de verdade, e a nova camada é apenas um conselheiro.

Como saber se vale a pena

A resposta honesta é medir. Compara-se o que a loja encomendou e abateu, no passado, com o que teria acontecido seguindo as recomendações de outro método. Se o sistema atual já resolve bem os frescos, o teste vai mostrar que há pouco a ganhar.

Isso também é um resultado útil. Um teste que confirma que o sistema está a fazer um bom trabalho poupa um investimento desnecessário, e um que mostra uma diferença clara dá base para uma decisão informada. Em ambos os casos, a decisão passa a assentar em números da própria loja.

Perguntas para fazer ao fornecedor do sistema

Antes de concluir que o sistema já cobre os frescos, vale a pena perguntar-lhe três coisas simples: se considera a validade de cada artigo, se distingue dias da semana e feriados, e se sugere descontos. Se alguma resposta for negativa, existe uma lacuna que a equipa está a preencher de cabeça.

Convém pedir também um exemplo real. Uma sugestão de encomenda de uma semana passada, comparada com o que se vendeu e abateu, diz mais do que qualquer apresentação comercial, e não custa nada a quem a quiser verificar. Basta pedir os dados.