Quebras em frescos: onde se perde dinheiro numa loja independente

Numa loja independente, a quebra raramente aparece como uma linha própria. Fica diluída na margem, no ajuste de inventário de fim de mês, no caixote que sai da loja ao fim do dia. Quem encomenda e quem paga o prejuízo é, muitas vezes, a mesma pessoa, e ainda assim ninguém sabe dizer quanto se perdeu em cada secção.

O problema não é só da loja pequena. Segundo o INE, citado pelo Público, Portugal produziu 1,93 milhões de toneladas de desperdício alimentar em 2023, cerca de 183 kg por pessoa, e o retalho e a distribuição respondem por 8 a 12% desse total. Antes de pensar em qualquer ferramenta, convém saber onde, na sua loja, esse desperdício acontece.

Quatro secções, quatro maneiras de perder

Nos hortofrutícolas a perda é lenta e visível: fruta que amadurece depressa demais, folhas que murcham, caixas que ficam no fundo da câmara. O erro típico é encomendar para a prateleira cheia e não para a venda esperada, porque uma banca vazia parece pior do que um caixote deitado fora.

Na padaria, a quebra decide-se de manhã. O que se coze às seis já não se vende no dia seguinte, e a hora do último forno pesa mais do que a quantidade do primeiro. No talho e no peixe, a validade é curta e o valor por quilo é alto, de modo que poucos quilos abatidos custam mais do que uma caixa inteira de fruta.

Medir sem comprar software

Basta uma folha de cálculo com uma linha por artigo e por dia. Registam-se três valores: o que entrou, o que se vendeu e o que foi retirado da venda ao fecho. A quantidade retirada, dividida pelo que entrou, dá a quebra em percentagem. Somando por categoria, vê-se logo onde pesa mais.

A contagem tem de ser feita todos os dias, à mesma hora e pela mesma pessoa, porque uma quebra estimada de memória no fim da semana engana sempre. Convém registar também os artigos dados, doados ou consumidos pela equipa, para que a diferença entre o stock teórico e o real não fique por explicar.

Ao fim de um mês, a folha serve também para falar com fornecedores. Uma categoria com perdas repetidas na receção, por calibre, maturação ou temperatura, é um argumento concreto para negociar devoluções ou rever a entrega. Isso transforma uma queixa vaga em factos.

O que a folha vai revelar

Duas semanas de registo costumam mostrar um padrão que ninguém via. Há artigos que quase nunca se perdem e outros que se perdem sempre, há dias da semana em que a encomenda excede sistematicamente a venda, e há categorias em que a perda é pequena em unidades mas grande em euros.

Por isso a quebra deve ser lida em duas unidades, a quantidade e o valor de custo. Um tabuleiro de peixe e um molho de salsa podem ter a mesma percentagem de quebra e pesar de maneira muito diferente na conta de resultados.

O passo seguinte à medição

Com a quebra medida por categoria, as decisões deixam de ser de intuição. Pode rever-se a quantidade encomendada no dia em que a perda é sempre maior, antecipar o desconto de um artigo que costuma sobrar, ou retirar do sortido o que só dá prejuízo.

Medir não resolve a quebra, mas é a condição para qualquer melhoria. Sem esta base, nenhuma previsão de procura, por boa que seja, consegue ser avaliada, porque não há ponto de comparação honesto. Quem começa por medir, mesmo que mal, percebe em poucas semanas o que merece atenção e o que é apenas ruído.

Erros comuns ao registar

O erro mais frequente é misturar categorias na mesma linha, de modo que a fruta e a hortaliça, ou o peixe e o marisco, ficam numa só conta. Outro é registar apenas o que vai para o lixo e esquecer o que se vende com desconto muito forte, que é também uma perda de margem.

Convém decidir uma regra para os artigos duvidosos e mantê-la. Se uma peça com mau aspeto é retirada por precaução, conta como quebra. A consistência da regra importa mais do que a regra em si, porque é a comparação entre semanas que traz informação.